5 Steps To Writing A Clear Project Brief
Nhanh chóng, một trong những bên liên quan đến dự án của bạn cần một cách dễ dàng để có được một bản tóm tắt thông tin chính về dự án của bạn… bạn gửi cho họ những gì? Bạn có thể cần một bản tóm tắt dự án. Với bản tóm tắt dự án, toàn bộ nhóm của bạn có một nguồn trung thực cho thông tin chính của dự án. Một bản tóm tắt tốt là điểm khởi đầu tốt nhất cho một kế hoạch dự án tuyệt vời và cuối cùng là một dự án thành công Đọc: bản tóm tắt dự án là gì Bản tóm tắt dự án là gì? Bản tóm tắt dự án là bản mô tả ngắn gọn về các yếu tố chính trong dự án của bạn. Hãy coi nó như một bản tóm tắt nhanh cho các bên liên quan của dự án và các cộng tác viên chức năng chéo. Bản tóm tắt dự án của bạn phải truyền đạt các yêu cầu dự án của bạn — mà không khiến các bên liên quan bị sa lầy với quá nhiều chi tiết. Giống như hầu hết các yếu tố trong quản lý dự án, không có mẫu hoặc kiểu ngắn gọn dự án nào phù hợp với tất cả. Bản tóm tắt dự án bạn tạo sẽ phụ thuộc vào phạm vi và độ phức tạp của dự án của bạn. Đối với một số dự án, bản tóm tắt của bạn có thể ngắn như một đoạn văn, đối với những người khác, nó có thể dài tới một trang. Nếu bạn đang bắt đầu với quản lý dự án, bạn có thể đã gặp phải các yếu tố khác của việc lập kế hoạch dự án ban đầu. Đây là cách so sánh giữa bản tóm tắt dự án với các yếu tố quản lý dự án khác: Bản tóm tắt dự án so với bản tóm tắt sáng tạo Giống như tên gọi, bản tóm tắt sáng tạo là hướng dẫn cho một dự án sáng tạo. Bản tóm tắt quảng cáo của bạn nên bao gồm đối tượng dự án, thông điệp và giọng điệu, quy trình phân phối, ngân sách dự án và tiến trình. Nếu bạn đang làm việc với một cơ quan hoặc nhóm sáng tạo bên ngoài, bản tóm tắt quảng cáo của bạn cũng có thể hoạt động như một bản tuyên bố công việc (SOW), xác định phạm vi dự án của bạn và các sản phẩm có thể phân phối. dự án của bạn. Nếu bạn đang thực hiện một dự án sáng tạo, bản tóm tắt dự án của bạn có thể bao gồm một số yếu tố trong bản tóm tắt quảng cáo của bạn — như dòng thời gian và đối tượng dự án — nhưng bản tóm tắt dự án của bạn phải ngắn hơn và đơn giản hơn bản tóm tắt quảng cáo của bạn.[Read: The complete guide to writing creative briefs]Tóm tắt dự án so với kế hoạch dự án Về cơ bản, bản tóm tắt dự án của bạn phải là một phiên bản cô đọng của kế hoạch dự án của bạn. Kế hoạch dự án của bạn nên bao gồm bảy yếu tố:
[Read: How to create a project plan that actually keeps you on track]Bản tóm tắt dự án của bạn chỉ nên bao gồm các mục tiêu dự án, tiến trình và lịch trình, đối tượng mục tiêu và phạm vi dự án. Hãy coi bản tóm tắt dự án của bạn như một tài liệu ngắn hơn mà các bên liên quan của dự án cấp cao có thể đọc và các thành viên trong nhóm dự án có thể kiểm tra lại thường xuyên. dự án và các bên liên quan có liên quan. Cũng giống như bản tóm tắt dự án, bản tóm tắt điều hành là bản tổng quan về thông tin dự án của bạn — nhưng nó thường hướng tới các bên liên quan điều hành. Nếu bạn đang làm việc trong một dự án mở rộng với các giám đốc điều hành cấp cao hoặc nếu bạn đã soạn thảo một tình huống kinh doanh cho sáng kiến của mình, hãy cân nhắc tạo một bản tóm tắt điều hành. Mặt khác, nếu bạn đang thực hiện một sáng kiến với các cộng tác viên đa chức năng, hãy tạo một bản tóm tắt dự án.[Read: How to write an executive summary, with examples]Các yếu tố chính của bản tóm tắt dự án Bản tóm tắt dự án của bạn là cái nhìn tổng quan về dự án sắp tới của bạn. Nó phải bao gồm thông tin chính về các chi tiết quan trọng của dự án, để nhóm dự án của bạn có thể sắp xếp và hiểu sáng kiến này là gì. Thông thường, bản tóm tắt dự án của bạn sẽ bao gồm bốn yếu tố chính: Thông tin cơ sở Phần đầu tiên của bản tóm tắt dự án của bạn nên bao gồm nền tảng dự án. Phần nền dự án là không gian để bạn cung cấp bất kỳ bối cảnh nào mà các bên liên quan của bạn có thể không có. Nhằm trả lời các câu hỏi như:
- Tại sao bạn làm việc trong dự án này?
- Những nhu cầu kinh doanh, nghiên cứu hoặc phản hồi của khách hàng, nếu có, đã dẫn đến dự án này?
- Có bất kỳ dự án nào trước đây liên quan đến dự án này không và nếu có, chúng đã diễn ra như thế nào và nhóm của bạn đã học được gì?
Mục tiêu dự án và thước đo thành công Hầu hết tài liệu lập kế hoạch dự án ban đầu của bạn nên bao gồm các mục tiêu dự án của bạn ở dạng này hay dạng khác. Kết nối công việc hàng ngày với các mục tiêu của nhóm hoặc công ty giúp các thành viên trong nhóm luôn có động lực, liên kết và đi đúng hướng. Trên thực tế, theo Anatomy of Work Index, các thành viên trong nhóm hiểu được cách làm việc của cá nhân họ làm tăng giá trị cho tổ chức của họ sẽ có động lực gấp 2 lần so với các đồng nghiệp của họ.[Read: How to write an effective project objective, with examples]Dòng thời gian của dự án Đảm bảo đưa dòng thời gian của bạn vào bản tóm tắt dự án của bạn. Tiến trình dự án của bạn là cách tốt nhất để cung cấp cho nhóm của bạn một ý tưởng rõ ràng về các ngày chính và các mốc quan trọng của dự án. Rốt cuộc, sự thành công của dự án của bạn phụ thuộc vào việc bạn có thể bám sát thời gian thực hiện dự án và hoàn thành các mục tiêu dự án đúng hạn hay không. Bất kể bạn đang thực hiện loại dự án nào, điều quan trọng là phải đưa đối tượng mục tiêu vào bản tóm tắt dự án của bạn để mọi người trong nhóm của bạn đều ở trên cùng một trang về đối tượng đó. 5 bước để viết một bản tóm tắt dự án rõ ràng, kèm theo các ví dụ là bốn yếu tố chính cho một bản tóm tắt dự án, nhưng năm bước để thực sự hoàn thành một. Nếu bạn chỉ mới bắt đầu, đừng ngại chia bản tóm tắt của bạn thành bốn đoạn hoặc phần, cho đến khi việc đan các phần lại với nhau cảm thấy tự nhiên hơn. Ngoài ra, hãy thoải mái sử dụng các gạch đầu dòng, liên kết đến các tài liệu khác hoặc sử dụng bất kỳ hình ảnh nào nếu cần. Cuối cùng, bản tóm tắt dự án của bạn chỉ hữu ích nếu bạn (và các bên liên quan đến dự án của bạn) nghĩ rằng nó là như vậy. Thêm ngữ cảnh có liên quan Cách tốt nhất để bắt đầu bản tóm tắt dự án của bạn là thêm bất kỳ bối cảnh hoặc thông tin cơ bản có liên quan nào. Bằng cách đó, mọi người bắt đầu dự án với tư cách bình đẳng và bất kỳ bên liên quan đa chức năng nào đều tiếp cận phần còn lại của bản tóm tắt dự án của bạn (hoặc tài liệu dự án khác) với thông tin cơ bản mà họ cần. Ví dụ: Giả sử công ty của bạn đã phát triển một ứng dụng trò chơi nơi mọi người có thể chơi trò chơi ảo với bạn bè của họ. Trong dự án này, bạn đang phát triển một chiến dịch tiếp thị để hỗ trợ việc ra mắt sản phẩm mới nhất của mình: trải nghiệm video trực tiếp trong ứng dụng. Để bắt đầu bản tóm tắt dự án của mình, bạn có thể viết đại loại như: Hiện tại, trò chuyện là tính năng phổ biến thứ hai của chúng tôi (đầu tiên là kết nối với bạn bè qua email). 84% người dùng sử dụng tính năng trò chuyện ở một mức độ nào đó. Ngoài ra, trong các phiên phản hồi của người dùng, 63% người dùng cho biết đang thực hiện cuộc gọi điện video hoặc thoại với bạn bè của họ trên một nền tảng khác khi sử dụng ứng dụng của chúng tôi. Chúng tôi tin rằng, bằng cách đưa trò chuyện video vào chính trải nghiệm ứng dụng, chúng tôi sẽ có thể tăng tỷ lệ giữ chân người dùng và có khả năng nâng cấp người dùng miễn phí lên gói hàng tháng của chúng tôi. Mang lại các mục tiêu và thước đo thành công của dự án Mục tiêu dự án là tài sản và vật phẩm mà bạn dự định cung cấp khi kết thúc dự án của mình. Mục tiêu dự án tốt giúp bạn hiểu rõ về dự án của mình. Mục tiêu dự án của bạn sẽ xác định các thước đo thành công của bạn, giúp bạn đánh giá mức độ thành công của dự án sau khi bạn hoàn thành nó. Lý tưởng nhất là đặt mục tiêu dự án SMART. SMART là từ viết tắt giúp bạn đặt ra những mục tiêu lớn. Nó là viết tắt của:
- Riêng
- Có thể đo lường
- Có thể đạt được
- Thực tế
- Có thời hạn
Tiếp tục với ví dụ trò chuyện video của chúng tôi: Hầu hết người dùng đã học cách sử dụng một dịch vụ video khác khi phát trên ứng dụng của chúng tôi. Chiến dịch tiếp thị này sẽ giáo dục và quảng bá tính năng mới này, để tăng mức độ chấp nhận và khuyến khích người dùng chuyển khỏi trò chuyện video trên các nền tảng khác và chuyển sang tính năng trong ứng dụng mới của chúng tôi. Mục tiêu của dự án là dành cho 40% người dùng đăng nhập 1X một tuần để sử dụng trò chuyện video trong ứng dụng ít nhất 2X một tháng vào cuối chiến dịch tiếp thị vào cuối tháng 5.Tiêu chí thành công:
- Đã đạt được: 40%
- Gần như: 35%
- Một phần: 30%
- Không đạt: Dưới 30%
3. Làm rõ tiến trình dự án của bạn Trong mục tiêu dự án của bạn, bạn có thể sẽ bao gồm ngày hoặc phạm vi thời gian để nó đạt được chữ “T” trong SMART (Giới hạn thời gian). Tuy nhiên, dòng thời gian dự án của bạn không chỉ là thời lượng của dự án — dòng thời gian của bạn có thể bao gồm các mốc quan trọng hoặc các ngày quan trọng khác.
- Ngày 15 tháng 3: Cuộc họp khởi động
- Ngày 5 tháng 4: Nhóm sản phẩm cung cấp phiên bản beta của sản phẩm trò chuyện video cuối cùng
- Ngày 22 tháng 4: Nội dung thiết kế ban đầu ở
- Ngày 7 tháng 5: Nội dung thiết kế được phê duyệt
- Ngày 17 tháng 5: Sản phẩm được hoàn thiện và sẵn sàng giao hàng
- Ngày 29 tháng 5: Ngày ra mắt
4. Làm nổi bật đối tượng mục tiêu của bạn Biết được đối tượng hoặc tính cách mục tiêu của bạn là rất quan trọng để thành công dự án. Nhóm dự án của bạn cần có thông tin chi tiết về nhân khẩu học đối tượng có liên quan để tạo ra tác phẩm tốt nhất có thể — trong ví dụ của chúng tôi, đó là phát triển ứng dụng cho đối tượng mục tiêu và chiến dịch tiếp thị để khuếch đại sự ra mắt đó. Xác định sớm đối tượng mục tiêu cũng có thể ngăn chặn phạm vi —Đó là khi phạm vi của dự án vượt quá các mục tiêu hoặc mốc thời gian của dự án ban đầu. Nếu bạn không có ý thức rõ ràng về đối tượng mục tiêu của mình, bạn có thể phải làm lại một số dự án của mình, điều này có thể dẫn đến hạn chế phạm vi dưới dạng chậm trễ về thời gian hoặc hạn chế về ngân sách. : Đối tượng mục tiêu của chiến dịch này là học sinh trung học trong độ tuổi từ 15 đến 18 muốn kết nối với bạn bè của họ sau giờ học hoặc vào cuối tuần. Nhân khẩu học mục tiêu là những người hiểu biết về công nghệ, nhưng họ có rất ít kiên nhẫn đối với chức năng kém, lỗi hoặc độ trễ. Kết nối các bên liên quan của dự án với các nguồn lực khác Đọc thêm: Mexico vs usa mấy giờ Hãy nhớ rằng: tài liệu này chủ yếu dành cho các bên liên quan và các thành viên trong nhóm dự án để căn chỉnh các chi tiết chính của dự án. Có thể có các tài nguyên bổ sung có liên quan, như ngân sách, kế hoạch truyền thông hoặc các vai trò của dự án. Vào cuối bản tóm tắt dự án của bạn, hãy đảm bảo liên kết đến bất kỳ tài liệu liên quan nào mà nhóm của bạn có thể cần truy cập. Ví dụ: nếu bạn đã tạo một kế hoạch dự án, hãy thêm nó vào cuối. Ngoài ra, bạn có thể liên kết đến biểu đồ RACI, đề xuất dự án hoặc lộ trình dự án. Tiếp tục với ví dụ trò chuyện video của chúng tôi: Để biết thêm thông tin chi tiết, hãy xem của chúng tôi kế hoạch dự án hoặc xem của chúng tôi lộ trình dự ánVí dụ ngắn gọn về dự án Bản tóm tắt dự án của bạn không chỉ là một vài đoạn văn với thông tin về dự án. Thay vào đó, bản tóm tắt dự án là một cách để thông báo các chi tiết và ngày tháng quan trọng cho nhóm dự án rộng lớn hơn của bạn. Đảm bảo rằng bạn gói nó thành một nguồn trung tâm, dễ sử dụng. Khi bạn làm như vậy, nó có thể trông giống như sau:Bản tóm tắt dự án phù hợp với vị trí nào? Có rất nhiều yếu tố để quản lý dự án và nếu bạn là người quản lý dự án mới, bạn có thể tự hỏi bạn cần phải tạo ra cái gì, nếu có. Dưới đây là hướng dẫn ngắn về từng phần tử và vị trí phù hợp:
- Mục đích của dự án cung cấp một phác thảo cấp cao về cách dự án của bạn kết nối với các mục tiêu kinh doanh.
- Mục tiêu dự án là các sản phẩm thực tế, cụ thể khi kết thúc dự án.
- Một lộ trình dự án là tổng quan cấp cao về các sản phẩm dự án, các mốc quan trọng và mục tiêu dự án của bạn. Lộ trình dự án hữu ích nhất cho các sáng kiến phức tạp.
- Một cuộc họp khởi động là một cuộc họp khi bắt đầu dự án của bạn. Cuộc họp khởi động của bạn là cơ hội để kết nối với nhóm dự án của bạn và các bên liên quan chính để đạt được sự ủng hộ.
- Của bạn kế hoạch dự án (đôi khi được gọi là tổng quan về dự án) là thông tin bạn cần để thực sự bắt đầu dự án của mình.
- Một tóm tắt dự án là nguồn trung thực của nhóm bạn đối với thông tin quan trọng của dự án.
- Một tóm tắt điều hành là tổng quan về kế hoạch dự án của bạn cho các bên liên quan cấp điều hành.
- Báo cáo tình trạng dự án là các bản cập nhật tiến độ mà bạn (người quản lý dự án) nên gửi trong suốt quá trình dự án của bạn để giúp nhóm dự án của bạn đi đúng hướng.
- Một dự án sau khi khám nghiệm là cơ hội để kết nối với nhóm dự án của bạn để nhìn lại những gì đã hiệu quả, những gì chưa hiệu quả và những kiến thức bạn có thể mang lại cho dự án tiếp theo.
Tóm lại, hãy bắt đầu với bản tóm tắt dự án ngay hôm nay Bản tóm tắt dự án là một cách tuyệt vời để nắm bắt thông tin quan trọng cho dự án của bạn và phục vụ nó theo cách dễ dàng truy cập cho tất cả các bên liên quan trong dự án của bạn. Với một bản tóm tắt dự án, bạn có một cách để cung cấp cho các bên liên quan và nhóm dự án của bạn một cái nhìn tổng thể về dự án mà không làm họ choáng ngợp. Quản lý dự án của bạn trong một công cụ quản lý công việc để mọi người biết chính xác ai đang làm những gì vào lúc nào. Tìm hiểu thêm về cách sử dụng một công cụ quản lý công việc như Asana. Đọc thêm: Yếu tố “Nó” là gì? | Hỏi & Đáp hàng đầu
Last, Wallx.net sent you details about the topic “5 Steps To Writing A Clear Project Brief❤️️”.Hope with useful information that the article “5 Steps To Writing A Clear Project Brief” It will help readers to be more interested in “5 Steps To Writing A Clear Project Brief [ ❤️️❤️️ ]”.
Posts “5 Steps To Writing A Clear Project Brief” posted by on 2021-09-12 16:02:31. Thank you for reading the article at wallx.net
